Dirección de Archivos

El Instituto Chihuahuense para la Transparencia y Acceso a la Información Pública, Ichitaip impartió el taller “Marco Normativo en Materia de Archivos” a sujetos obligados a cumplir con la leyes de su competencia; es por esta razón que el equipo de la Dirección de Archivos del H. Congreso del Estado asistió el martes 12 de diciembre de 2017 a las 10:00 am a la sala del pleno de este organismo para tomar la capacitación con una duración de tres horas.
El taller fue impartido por funcionarios del Ichitaip el Lic. Jorge Alberto Alvarado Montes Director Jurídico; Lic. Silvia Ramos Meza Directora de Archivo y Lic. Vera Venegas Jefa del Departamento de Archivo.
Entregaron información a los asistentes que les permita contextualizar el trabajo que deben desarrollar para la implementación de sus Sistemas Institucionales de Archivos y así dar cumplimiento a las obligaciones de transparencia de la fracción XLV. Se analizaron los marcos de referencia; los lineamientos para la conservación de Archivos y los instrumentos técnicos que reflejan la estructura de un archivo los cuales son el cuadro de clasificación archivística, catálogo de disposición documental y guía simple.
Comentaron que falta por definirse la Ley Federal por parte de la Cámara de Senadores, además de los señalamientos que al respecto aportan la Ley de Transparencia con sus nuevas reglas, así como la Ley de Datos Personales. Analizar estos temas proporciona un marco de referencia para la administración técnica de los archivos.
Al finalizar el curso la Directora y la Jefa del Departamento de Archivo del Ichitaip apoyó con una revisión de los avances del Cuadro de Clasificación Archivística y proporcionó ideas para su mejora.

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El 4 de diciembre del año pasado a las 10:00 AM se llevó a cabo una reunión por un lapso de una hora en esta Torre Legislativa con el personal de la Dirección de Archivos del Congreso del Estado a solicitud del Departamento de Recursos Materiales de la Auditoría Superior del Estado.
El Lic. Sergio Sierra y la Lic. Miriam Gallo, representantes de la Auditoría Superior explicaron que el motivo de la reunión fue para recabar información de la estructura del área de archivo y así implementarlo en su departamento antes del mes de enero de 2018.
La Directora de Archivos, la MBCI Liliana Rascón destacó la importancia de cumplir con la Ley de Archivos del Estado de Chihuahua, así como los puntos más relevantes para los sujetos obligados al momento de formar un archivo.
Algo fundamental es concientizar a las partes involucradas para poder trabajar el archivo de la forma adecuada.
Después de realizar el diagnóstico se procede a organizar el cuadro general de clasificación; previamente se requiere capacitar al personal, para ello la Maestra Rascón extendió la invitación a los represen-tantes de la Auditoría para que tomaran los tres cursos básicos que se necesitan para arrancar, junto con el personal de esta institución.
Una vez que se cuenta con los cuadros de clasificación, se procede a implementar el sistema (software) necesario para la gestión de la información. Cuando ya estén cubier-tos estos puntos se organiza la información.
Por último, ante la solicitud de una nueva visita, se les hizo saber que en la Ley Orgánica del H. Congreso del Estado está definido que el enlace con la Auditoría se lleva a cabo por medio de la Comisión de Fiscalización presidida por el Diputado Jorge Carlos Soto Prieto, sugiriendo socializaran la visita con su Directora Administrativa para que la Comisión de Fiscalización fuera la intermediaria de la misma y así dar seguimiento a este proceso de trabajo.

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