Dirección de Archivos

El 24 de enero se realizó por parte de la Dirección de Archivos una videoconferencia para enlazar al Congreso de Guanajuato con nuestro órgano colegiado. El enlace tuvo lugar en la Sala Revolución, donde se habló sobre la implementación del Sistema Integral de Gestión Documental (SID).
En representación de la Diputada Presidenta la licenciada Lorena María Serrano Rascón Secretaria Técnica de Presidencia dio la bienvenida al equipo del Congreso de Guanajuato y agradeció su valiosa contribución y terminó su participación señalando que sin archivos debidamente organizados, el derecho al acceso a la información no sería efectivo; sin ellos no habría información que permita a los ciudadanos evaluar los actos de gobierno.
El licenciado Alberto Macías Páez Director de Diario de Debates y Archivo General del Congreso de Guanajuato, en su mensaje mencionó que la obligación de todo funcionario, “es dejar huella de lo que realiza”, de ahí la importancia del manejo del archivo en las instituciones.
El sistema describe la estructura de un archivo atendiendo la organización, atribuciones y actividades de cada sujeto obligado; sus funciones principales son proporcionar una estructura lógica que represente la documentación producida o recibida en el ejercicio de las funciones de la unidad administrativa; facilitar el acceso a la información contenida en el acervo documental y la ubicación física de cada documento o expediente para su eficaz control y manejo. El SID cuenta además con un registro general y sistemático que establece los valores documentales; los plazos de conservación; la vigencia documental; la clasificación de la información en reserva; confidencial o pública; así como el tipo de archivo en donde se encuentra el documento.
La licenciada Claudia Puga Aguirre Enlace y Secretaria Particular del Secretario General, nos compartió las bondades del sistema entre las que se encuentran: facilitar el proceso de búsqueda de la información; respetar el ciclo vital del documental; homologar las técnicas archivísticas y acceder a la información con el fin de lograr un parlamento abierto.
La Directora de Tecnología de la Información ingeniera Patricia Díaz Sánchez, explicó los requerimientos necesarios para habilitar el software, el cual está divido en dos archivos de Microsoft Access; el primero contiene el sistema con los objetos y los códigos para su funcionamiento y el segundo las tablas para el registro de los documentos.
Para finalizar, la maestra Liliana Rascón Sigala Directora de Archivos, puntualizó la importancia del trabajo en equipo para lograr consolidar el proyecto de la implementación del sistema en el Congreso.

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El día 23 de enero en las instalaciones del Congreso del Estado, se reunieron las homólogas de las Direcciones de Archivo, por parte del ICHITAIP licenciada Silvia Ramos Meza y por la Asamblea Legislativa maestra Liliana Edith Rascón Sigala, con el propósito de acordar diversas acciones de trabajo en materia archivística.
En la mencionada reunión se acordó llevar a cabo el taller “Marco normativo en materia de archivo y transparencia” a los enlaces de archivo de trámite de este órgano colegiado, impartido por Ichitaip, así mismo, gestionar ante el Consejo General la documentación técnica necesaria para los sujetos obligados. Entre otros temas la Directora abordó el tema de la iniciativa con carácter de punto de acuerdo presentada por la Diputada Presidenta Diana Karina Velázquez Rodríguez, a fin de crear la mesa técnica para la armonización de la Ley Orgánica del Poder Legislativo del Estado de Chihuahua, así como su Reglamento Interior y de Prácticas Parlamentarias, con la Ley de Archivos del Estado de Chihuahua, que se encuentra en estudio en la Comisión de Educación y Cultura.
Para concluir, la maestra Rascón Sigala habló sobre la conservación preventiva del acer-vo, necesaria para reducir el riesgo del deterioro de los documentos, además de la elaboración de guardas de pasta dura y de papel cultural para materiales documentales y así mantener su integridad.

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