Dirección de Archivos

Como parte de las actividades del programa de la Dirección de Archivos el día 16 de febrero de 2018 se impartió el taller “Marco normativo en materia de Archivo y Transparencia” en el cual se abordaron los elementos de la reforma a la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, en el artículo 6to. Apartado A, fracciones I y V. Dichas reformas dieron origen a las Leyes de Transparencia y Acceso a la Información Pública en el 2015 y a la Ley General de Archivos cuyo dictamen se aprobó el 12 de diciembre de 2017 por la Cámara de Senadores.
El taller se efectuó en las instalaciones del H. Congreso del Estado en la Sala Revolución y fue impartido por la licenciada Silvia Ramos Meza, Directora de Archivos del Instituto Chihuahuense para la Transparencia y Acceso a la Información Pública con el fin de brindar información para la implementación del Sistemas Institucionales de Archivos para el cumplimiento de la fracción XLV de las obligaciones de transparencia. El Sistema Institucional de Archivos está integrado por oficialía de partes, archivo de trámite, archivo de concentración y archivo histórico. Para la conformación de dicho Sistema es necesario nombrar a los enlaces de archivo de trámite por cada unidad administrativa.
Los asistentes se mostraron receptivos al taller sobre todo cuando la funcionaria de este órgano garante hizo referencia a los Instrumentos de control archivísticos que permiten la ejecución de los procesos asociados al ciclo vital de los documentos de archivo como son el cuadro de clasificación archivística, catálogo de disposición documental y guía simple de archivo documental.
Estos instrumentos garantizan el tratamiento institucional que debe aplicarse a la documentación generada y producida en el cumplimiento de sus funciones y atribuciones, así como, garantizar una mayor eficiencia en el control y manejo documental.

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El miércoles 7 de febrero de 2018, la empresa Infoestratégica con sede en la ciudad de México, realizó una visita al personal de la Dirección de Archivos y a las unidades de enlace del H. Congreso del Estado de Chihuahua con la finalidad de presentar el Sistema de Administración de Recursos de Información, Sarip.
La Lic. Edna Molina Pérez explicó que es un software modular el cual mejora las etapas del ciclo documental y ha sido desarrollado como apoyo a las instituciones y sus dependencias en la gestión, organización, manejo, acceso, y difusión de su información; así como el aseguramiento de su memoria institucional.
Con la adopción del Sarip los organismos gubernamentales están más cerca de alcanzar la transparencia requerida, ya que la información se encuentra ordenada y accesible en el momento en que se requiere, además incrementa las medidas de seguridad y protección de la información clasificada; implementa un Sistema de Gestión de Calidad en los procedimientos archivísticos y mejora la calidad de los servicios al impactar el control de los flujos de trabajo.
La conferencia duró aproximadamente dos horas, en las cuales la expositora se dio a la tarea de aclarar en qué consiste este software y el porqué es muy importante para el adecuado funcionamiento de la documentación generada por las distintas áreas de esta institución.
Por último la Directora de Archivos M.B.C.I Liliana Edith Rascón Sigala quedó de estudiar con detalle todo el sistema y determinar la viabilidad de su adquisición.

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