Dirección de Archivos

Es la unidad de archivo integrado por documentos de archivo transferidos desde las áreas o unidades productoras, que tienen todavía vigencia administrativa, de consulta esporádica y que pueden ser eliminados o conservados permanentemente después de un proceso de valoración documental.

Funciones:

Asegurar y describir los fondos bajo su resguardo, así como la consulta de los expedientes.

Recibir las transferencias primarias y brindar servicios de préstamo y consulta a las unidades o áreas administrativas productoras de los documentos que resguarda, así como a cualquier persona interesada, de conformidad con las disposiciones en materia de transparencia y acceso a la información.

Conservar los expedientes hasta que cumplan su vigencia administrativa de acuerdo con lo establecido en el catálogo de disposición documental.

Integrar a sus respectivos expedientes, el registro de los procesos de disposición documental, incluyendo dictámenes, actas e inventarios.

Publicar, al final de cada año, los dictámenes y actas de baja documental y transferencia secundaria, en los términos que establezcan las disposiciones en la materia y conservarlos en el archivo de concentración por un periodo mínimo de siete años a partir de la fecha de su elaboración.

Realizar la transferencia secundaria de las series documentales que hayan cumplido su vigencia documental y posean los valores evidénciales, testimoniales e informativos que se determinen para su ingreso al archivo histórico que corresponda.

Los Archivos contribuyen al desarrollo cotidiano de las distintas actividades que llevamos a cabo a lo largo de nuestra vida, el objetivo de los mismos no implica únicamente la capacidad de poder navegar los hechos que tuvieron lugar en el pasado sino que constituyen una herramienta clave que nos permite entender el presente y proyectar el futuro.

Garantizan que la “Procedencia” prevalezca, es decir, que se conserve la información concerniente al creador de los documentos de archivo preservando su contexto ya que este representa contenido vital para comprender la totalidad del fondo documental.

Mantienen el “Orden Original”, por ejemplo, conservan el orden de los documentos de archivo de la misma manera en que fueron dispuestos por quien los creó. Esto permite preservar la relación original existente entre ellos y por lo tanto tener una idea certera de cómo llevaba a cabo sus actividades el organismo creador de los documentos a conservar.

Estos dos pilares fundamentales de la Archivística son de crucial importancia, sobre todo si el organismo o persona que creó los documentos dejó de existir o si los mismos fueron desplazados en reiteradas ocasiones por diversos motivos o si han sufrido de un uso o consulta intensos a lo largo de su existencia.